คำอธิบายลักษณะงาน (Job description)

คำอธิบายลักษณะงาน(Job description)

ประกอบด้วยสาระสำคัญ 3 ส่วน คือ
1. ข้อความที่เกี่ยวกับชื่อของงาน (Job identification) ซึ่งหมายถึงส่วนที่เกี่ยวข้องกับชื่อของงาน และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องกับการระบุลักษณะซึ่งจะช่วยให้เห็นถึงความแตกต่างจากงานอื่นๆ ในองค์การ
2. สรุปงาน (Job Summary) หมายถึงการสรุปเกี่ยวกับงานด้วยข้อความที่ย่นย่อ แต่มีข้อความที่พอเพียงในการช่วยให้ทราบและชี้ให้เห็นถึงความแตกต่างของหน้าที่งาน (duties) ที่ต้องทำของงานนั้นๆที่ต่างจากหน้าที่งานของงานอื่นๆ
3. หน้าที่งาน (Job duties) หมายถึงส่วนของหน้าที่งานสำคัญและความรับผิดชอบเกี่ยวกับงาน

Link : powervision.co.th

--------------------------------------------------------------------------------------------
แนะนำ : www.siamhrm.com ศูนย์รวมข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์

ขั้นตอนการวิเคราะห์งาน (The Steps in Job Analysis)

ขั้นที่ 1 การเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวข้อง ต้องทำการทบทวนทำความเข้าใช้กับข้อมูลพื้นฐาน ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องเท่าที่มีอยู่
ขั้นที่ 2 การพิจารณาเลือกตำแหน่งตัวอย่างที่จะใช้วิเคราะห์ วิธีการที่ง่ายก็คือ การเลือกวิเคราะห์ เฉพาะตำแหน่งตำงานที่เป็น "ตัวแทน" ของแต่ละกลุ่มตำแหน่ง ซึ่งก็จะให้ผลนำมาใช้การได้และรวดเร็วขึ้น โดยที่ไม่จำเป็นต้องวิเคราะห์จนทั่วทุกตำแหน่ง
ขั้นที่ 3 การเก็บรวบรวมข้อมูลจากการวิเคราะห์งาน ในขั้น นี้การใช้เทคนิคในการวิเคราะห์อาจเป็นวิธีหนึ่งหรือหลายวิธีการาต่างๆ ต่อไปนี้ เช่น โดยวิธีการสัมภาษณ์ การใช้แบบสอบถาม เป็นต้น
ขั้นที่ 4 การจัดทำเป็น "คำบรรยายลักษณะงาน" (Job Description) หลังจากที่ได้รวบรวมข้อมูลมาแล้ว จะต้องนำมาจัดระเบียบเรียบเรียงขึ้นมาเป็นคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description)
ขั้นที่ 5 การแปลงความเป็นรายละเอียดคุณสมบัติของคุณ (Job Specification) เป็นข้อความสำคัญที่บอกถึงคุณสมบัติของบุคคลลักษณะท่าทาง ความชำนาญ ตลอดจนคุณสมบัติพื้นฐานอื่นที่จำเป็น เพื่อที่จะทำให้งานนั้นๆ เสร็จสิ้นลง


Link : powervision.co.th

--------------------------------------------------------------------------------------------
แนะนำ : www.siamhrm.com ศูนย์รวมข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

การวิเคราะห์งาน คือ กระบวนการพิจารณา จำแนกแยกแยะ ประเมินผลและจัดข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับ งานอย่างเป็นระบบ ไม่ใช่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตัวบุคคล
กระบวนการในการวิเคราะห์มีดังนี้
1. การระบุขอบเขตงาน(Job identification)ต้องทำก่อนที่จะรวบรวมสารสนเทศของการวิเคราะห์งาน การระบุขอบเขตงานนี้จะทำได้ง่ายสำหรับองค์การขนาดเล็ก เพราะมีงานไม่มากนัก แต่จะประสบความยุ่งยากมากสำหรับองค์การขนาดใหญ่
2. การสร้างแบบสอบถาม(Questionnaire development)ในการศึกษางาน จะต้องดำเนินการจัดทำรายการ หรือแบบสอบถามซึ่งเรียกกันว่า ตารางการวิเคราะห์งาน (job analysis schedules) ในแบบสอบถามนี้จะใช้ศึกษารวบรวมสารสนเทศของานที่มีมาตรฐานเดียวกัน แสดงให้เห็นถึงหน้าที่ ความรับผิดชอบ ความสามารถของบุคคล และมาตรฐานการปฏิบัติงาน ควรใช้แบบสอบถามชนิดเดียวกันศึกษางานประเภทเดียวกัน
3. การรวบรวมสารสนเทศจากการวิเคราะห์งาน(Colect job analysis information)
การรวบรวมข้อมูลต่างๆ อาจทำได้หลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ การสอบถามผู้เชี่ยวชาญ การส่งแบบสอบถามไปทางไปรษณีย์ การพิจารณาบันทึกประจำวันในการปฏิบัติงานของคนงานและการสังเกต

link : powervision.co.th
--------------------------------------------------------------------------------------------
แนะนำ : www.siamhrm.com ศูนย์รวมข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การออกแบบงาน (Job designs)

1. การจัดให้งานเป็นสิ่งที่มีลักษณะง่าย(Work simplification) เป็นการแบ่งงานต่างๆ ให้เป็นงานย่อยหลายๆ ชิ้น ที่ใช้ความชำนาญเฉพาะแต่เป็นงานง่ายๆ
2. การหมุนเวียนงาน(Job rotation) พนักงานจะสับเปลี่ยนงานที่มีลักษณะง่ายๆ หรืองานที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน จากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง เป็นการลดความเบื่อหน่ายในการทำงานชิ้นหนึ่ง เพื่อไปทำงานอีกชิ้นหนึ่ง
3. การขยายขอบเขตงาน(Job enlargement) เป็นวิธีตรงกันข้าม วิธีที่1 กล่าวคือ ถ้างานๆหนึ่ง สามารถแบ่งเป็นวิธีการจัดการอย่างง่ายๆได้ 3 อย่างแล้ว ในแง่ของการขยายขอบเขตงาน จะให้คนทำงาน ทั้ง 3 อย่างนั้นพร้อมกัน เพื่อลดเป้าหมายในการทำงานอย่างเดียวมีความหมายยิ่งสำหรับคนทำงาน
4. การเพิ่มเนื้อหาของงาน(Job enrichment) เป็นการเพิ่มความรับผิดชอบให้กับพนักงานให้ความเป็นอิสระในการทำงานและให้ควบคุมคนเอง เป็นวิธีที่สามารถเพิ่มความหมายและคุณค่าในตัวงานสำหรับพนักงาน

Link : powervision.co.th

----------------------------------------------------------------------------------
แนะนำ : www.siamhrm.com ศูนย์รวมข้อมูลด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์

การบริหารทรัพยากรมนุษย์

วัตถุประสงค์ของการจัดการทรัพยากรมนุษย์
1. เพื่อสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเข้ามาทำงานในองค์การ (Recruitment and Selection)
2. เพื่อใช้คนให้เกิดประโยชน์สูงสุด (Utilization)
3. เพื่อบำรุงรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่กับองค์การนานๆ (Maintenance)
4. เพื่อพัฒนาให้มีความรู้ความสามารถ (Development)
ความสำคัญของการจัดการทรัพยากรมนุษย์
1. ช่วยให้บุคคลที่ปฏิบัติงานในองค์การมีขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน เกิดความจงรักภักดีต่อองค์การที่ตนปฏิบัติงาน
2. ช่วยพัฒนาให้องค์การเจริญเติบโต เพราะการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เป็นสื่อกลางในการประสานงานกับแผนกต่างๆ เพื่อแสวงหาวิธีการให้ได้บุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาทำงานในองค์การให้เกิดประโยชน์สูงสุดทำให้องค์การเจริญเติบโตและพัฒนายิ่งขี้น
3. ช่วยเสริมสร้างความมั่นคงแก่สังคมและประเทศชาติ ถ้าการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ย่อมไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างองค์การและผู้ปฏิบัติงานทำให้สภาพสังคมโดยส่วนรวมมีความสุข ความเข้าใจที่ดีต่อกัน

กระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วย
1. การออกแบบการวิเคราะห์และการวิเคราะห์เพื่อจัดแบ่งตำแหน่งงาน(task specialization process)
2. การวางแผนทรัพยากรมนุษย์(human resource planning)
3. การสรรหาและการคัดเลือกพนักงาน(recruitment and selection process)
4. การปฐมนิเทศบรรจุพนักงานและการประเมินผลการปฏิบัติงาน(induction or orientation and appraisal process)
5. การฝึกอบรมและการพัฒนา(training and development process)
6. กระบวนการทางด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และแรงงานสัมพันธ์(health, safety maintenance process and labor relation)
7. การใช้วินัยควบคุมตลอดจนการประเมินผล(discipline control and evaluation process)
การกำหนดงานหรือการออกแบบงาน(Job designs)

ทั้งนี้เพราะงานเป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างบุคคลและองค์การ และเป็นสิ่งที่บ่งบอกลักษณะทรัพยากรบุคคลที่องค์การต้องการ ในการกำหนดงานจะต้องพิจารณาทั้งระบบคือการศึกษาองค์ประกอบขององค์การ องค์การประกอบของสภาพแวดล้อม และองค์ประกอบด้านพฤติกรรม และสร้างงานขึ้นโดยมีจุดมุ่งหมายขั้นสุดท้ายคือ การเพิ่มผลผลิตในองค์การและการที่พนักงานเกิดความพึงพอใจในงาน

ที่มา powervision.co.th

Performance Appraisal: A Sample of How to Conduct an Employee Evaluation

Increasingly, human resources departments are utilizing powerful metrics to determine the productivity of companies’ workforces. A relatively new concept, the application of metrics to an employee base is surprisingly effective not only in developing a clear picture of current performance levels, but also enhancing performance in the workplace. That’s because once they are held directly accountable for their output levels, employees are more likely to produce results more effectively.


But how, exactly, are metrics to be used? Interestingly, quantifying the results of employees’ efforts comes from a system that everybody is quite familiar with – academic grade. In addition to grades, the scorecard has come into prominence in the human resources sector only after it was proven to be effective in providing accurate numbers for company performance.

Now, in the workplace, metrics evaluation tools that have typically assigned to the accounting and overall management endeavors have had great success in their recent application to human resources departments.

By utilizing both rating and ranking systems, a human resources team can determine the metrics of employee performance through simple arithmetic. The tricky part of the process begins when deciding what, exactly to begin measuring.

That’s why the scorecard system includes a wide variety of features that extend far beyond the over-simplified input-output model. Indeed, when considering that human resources deals with the business of people, the equation naturally becomes a bit more complex.

So while one of the key measurements in the metrics evaluation process includes productivity as a function of training – for example, how much return on investment one can get from an employee after 6 months of training – there are other factors to consider. One of these happens to involve the pace at which an employee acquires the knowledge and skills necessary for the workplace. If an employee with no prior industry experience can quickly excel to the level of a five-year veteran, then such a metric should not be overlooked.


Article By : http://www.hrvillage.com/human-resources/

Performance Management: Useful Metrics for Evaluating Employee Performance

Increasingly, human resources departments are utilizing powerful metrics to determine the productivity of companies’ workforces. A relatively new concept, the application of metrics to an employee base is surprisingly effective not only in developing a clear picture of current performance levels, but also enhancing performance in the workplace. That’s because once they are held directly accountable for their output levels, employees are more likely to produce results more effectively.

But how, exactly, are metrics to be used? Interestingly, quantifying the results of employees’ efforts comes from a system that everybody is quite familiar with – academic grade. In addition to grades, the scorecard has come into prominence in the human resources sector only after it was proven to be effective in providing accurate numbers for company performance.

Now, in the workplace, metrics evaluation tools that have typically assigned to the accounting and overall management endeavors have had great success in their recent application to human resources departments.

By utilizing both rating and ranking systems, a human resources team can determine the metrics of employee performance through simple arithmetic. The tricky part of the process begins when deciding what, exactly to begin measuring.

That’s why the scorecard system includes a wide variety of features that extend far beyond the over-simplified input-output model. Indeed, when considering that human resources deals with the business of people, the equation naturally becomes a bit more complex.

So while one of the key measurements in the metrics evaluation process includes productivity as a function of training – for example, how much return on investment one can get from an employee after 6 months of training – there are other factors to consider. One of these happens to involve the pace at which an employee acquires the knowledge and skills necessary for the workplace. If an employee with no prior industry experience can quickly excel to the level of a five-year veteran, then such a metric should not be overlooked.

Article by : http://www.hrvillage.com/human-resources

Elements of an employee handbook: What you should include in an employee handbook

An employee handbook is a vital tool for an effective human resources strategy. Not only does it provide a clear list of guidelines for employees in all stations, but it also demonstrates a high level of professionalism – a feature that is frequently relied upon in the human resources skill set.

Fortunately, designing a handbook for employees is a fairly straightforward process. Done right, it can be made a lasting document – a bible of sorts – that undergoes regular updates while maintaining a consistent, authoritative message throughout its life.

When searching for pertinent topics to include in the employee handbook, think of how to serve the workforce best while maximizing productivity. The best employee handbooks include material that offers:

· orientation for new employees
· reference for veteran workers

A complete employee hand book will make it clear in the first few pages – as well as the last few pages – that the book is by no means a contract. Often it is advisable to have a lawyer write this part of the manual. Make it clear that it is instead a general outline of company policy and procedure. Indeed, in the next few pages you will want to describe in simple yet comprehensive language all of the company’s requirement and rules – as well as the way things are generally done around the workplace.

At this point in the employee manual, it is a good idea to reward the reader (i.e. the employee) by listing all the benefits that can be expected for one who works at the company. Couple this with a description of how the company proactively seeks the maximum benefit for each and every employee through programs, policies, and other approaches that are designed to engender a trusting relationship between the employer and the employees.

Also be sure to include a guide to termination policy. Clearly explain what behaviors can bring about what types of enforcement, and the series of steps that will be taken to fire an employee if need be.

In order to show that the company is well aware of and in accordance of the law, it is highly recommended that the employee handbook include the government’s equal opportunity notices as well as a concise run-down of local and state laws that cover topics such as maternity leave, sexual harassment, disability insurance, workers compensation and other pertinent topics.

A well-crafted employee manual will also include a detachable page at the end for the employee to sign as an acknowledgement of receipt. This not only helps to make sure that the handbook actually gets read, but it also provides the workforce with a sense of responsibility – each employee is now a part of the process.


Article by : http://www.hrvillage.com/human-resources

Advanced Human Resource Management

Managing employees through effective communication during a period of change
A top priority for managing corporate change is carried out through effective employee communication. Whether companies are consolidating their departments, downsizing their workforce or undergoing a corporate merger, sticking to an effective and results-based message creation strategy can help to ensure the smooth and successful transitioning from one point to another.

The best practices for employee communication are rooted in good leadership, precise goals and clear methods of carrying out these goals. With this in mind, it is important to align the employees’ goals with those of the business during a time of change. By providing a well-communicated plan of action that details workforce requirements from beginning to end, employees will clearly understand their roles throughout an entire course of change.

One of the more important features of a well-executed employee communication plan involves specifically targeting the audience?or audiences?in question. While many companies exhaust all their resources on creating an enterprise-wide message that generally explains the change about to occur (or sometimes, as it is occurring), it is far more important to tailor an instructional feed of communication to the individual departments within a company.

The best features to include in this targeted employee communication include:

Achievable goals
Timeline for completion
Detailed benefits
Guided participation
By providing the right list of objectives - along with the best ways to go about accomplishing them - human resources management is able to complete one of the most important steps in clearly communicating change to employees. Not only will employees be prepared for the change, but also they will know precisely what their roles are in it.

In order to make sure these objectives are carried out on time, an active calendar for their completion is crucial to the progress of the change. As always, clear detailing of the benefits provided to employees for their efficient participation in the change is essential. Often these benefits can be presented through an in-depth explanation of the increased ease of job function and productivity that is to be gained by successful participation.

Perhaps the most important feature of successful employee communication is the emphasis on the importance of each employee. This is especially true in the case of a corporate merger, where all too often the acquiring company’s communication to the workforce of the company being acquired is poorly planned.

Indeed, badly-communicated change can lead to ill will and resentment among the employee base of the acquired company, a situation which has the potential to derail the entire operation.

Case Study : Merger with poor communication of the change management process
Take, for instance, a recent California merger that collapsed in 2003 due to a poorly-managed human resources plan. How did this happen?

Looking back, the most of the failure can be ascribed to one important factor: bad management/employee communication. What it lacked was the required level of sensitivity needed to successfully integrate the employees of the company that was being acquired. These employees ended up receiving the distinct impression that there was a bias against them. This was in part due to the dictatorial nature of the acquiring company’s message, which resulted in minimizing incentive to help participate in the merger as a whole.

Not only did the bad employee communication come across in the official memos and broad-based messages, but? even more importantly?it was manifested on an individual basis. Team leaders of the acquired company were often sidelined by those of the acquiring firm, and their input was routinely left unacknowledged.

Not surprisingly, investors were quick to catch word of the ill will and resentment spreading through the workforce. In this particularly devastating case of poor human resources management, the deficient strategy caused a steep devaluation in the share prices of the combined firms. This drop was so severe that in 2004 a smaller competitor was easily able to buy them both up.


Article by : http://www.hrvillage.com/human-resources

Time & Attendance

Enterprise time tracking solutions address tracking and accounting for employee hours and wages by cost center, employment function or department while giving management the ability to measure and track labor efficiency metrics. Here are the metrics you should be using to evaluate a comprehensive time & attendance software package:

Overtime and time off
One of the most fundamental aspects to the creation and implementation of an effective leave time and overtime tracking system involves the ability to effectively reduce costs through the reduced amount of time calculation required of managers and supervisors throughout the company. In other words, while it is easy for overtime and leave time benefits accrual to be misreported in a system that does not utilize advanced time and attendance tracking software, the right solutions will provide automation which can tangibly reduce management’s time spent monitoring by hours every day. This way, time and attendance software automatically monitors employees’ accordance with pre-established rules for time off and overtime limits.

Worforce analytics
Reigning in the labor expenses incurred by operations requires the development of a real-time view of how these operations actually unfold, which parts of the available workforce are really needed and when they are needed. With the right time and attendance tracking software, both the hours of work involved as well as the number of employees and independent consultants that are needed, can be dramatically reduced. This cost saving measure is provided by the efficiency of calculation that would be otherwise virtually impossible without the right software.

Payroll Export Function
One highly necessary feature to the right time tracking software should be the inclusion of an module that will export the time data to the appropriate system that handles payroll, benefits tracking, and most importantly, to those modules that handle efficiency analytics. Mapping the organization by payroll will open up a vast world of understanding how the cost of labor is benefitting the company, and help see areas for improvement.

Vacation and holiday time
While managing the vacation schedules for an extensive workforce is a complex task that can be managed only by the right time and attendance software, the automation of vacation schedules for an international workforce should also be a key metric that the software buyer looks for. That’s because the different customs of globally based employees and their respective vacation time requirements should be accurately accounted for in the software that is selected.

Reports
While key metrics to be delivered by the chosen time and attendance software should include tracking, the collection of data and the assurance of approval facilitation and compliance with rules, there is also another feature that must be sought after by those responsible for choosing this type of software.

This is found in the reporting and analysis of all the created data. This function is highly necessary for setting short-term and long-term goals based on past performance metrics as applied to the time and attendance decisions that were carried out. For instance, when one team spends a certain amount of time on a given project, the measured productivity can be compared to that of another team given a different project. Factored into the analysis should be the time taken off by each team member as well as the overtime used.

Such a report should be able to produce the advanced charting metrics with which a management team can interactively plan ahead by dealing with areas of concern before they arise.

Tracking projects
Key features for enterprises which seek to track their employee's time and attendance include the following:

Automated assignment of work
Team member collaboration
Manager-level dashboards
Executive-level dashboards
Indicators of project health
Integration between various project tracking applications
Automatic timesheet data coordinated to project schedule updates
employee scheduling
Worforce analytics
Labor distribution metrics
Automation of attendance policy rules
Employee benefit tracking
Easy export to external payroll systems


Article by : http://www.hrvillage.com/human-resources